Standardprocedurer, driftsinstruktioner og organisationsdokumentation

De fleste SOPs er skrevet af den der ved mest — til den der ved mindst. Det er det grundlæggende problem. Eksperten ser ikke de trin der er indlysende for ham, men uforståelige for den nye medarbejder. Resultatet er procedurer der samler støv i stedet for at reducere fejl.

Hvornår har du brug for dette?

• Du er under pres fra en ISO 9001- eller HACCP-audit og dokumentationen er ikke komplet
• Din produktion er afhængig af nøglepersoner — og det giver sårbarhed hvis de er syge eller stopper
• Nye medarbejdere tager for lang tid om at blive selvkørende, fordi oplæring sker mundtligt
• Kvaliteten varierer fra vagt til vagt, afhængigt af hvem der er på arbejde
• Dine medarbejdere taler ikke alle det samme sprog — og dine eksisterende procedurer findes kun på dansk
• Du er ved at certificere dig og mangler dokumentation der beviser at processerne er under kontrol
• Du vil systematisere driften og reducere afhængighed af uformel vidensoverlevering

Hvad leverer vi?

SOPs — Standard Operating Procedures

Trin-for-trin procedurer for specifikke arbejdsopgaver. Handlingsorienterede — hvert trin beskriver en konkret handling, ikke en tilstand. Testede af den person der rent faktisk skal bruge dem, ikke kun af den der har skrevet dem. Tilgængelige på alle relevante sprog.

Arbejdsinstruktioner

Kortere, fokuserede instruktioner for enkeltstående opgaver eller kritiske delprocedurer inden for en større process. Typisk én til to sider. Præcise og direkte — uden unødvendig kontekst.

Onboarding- og oplæringsmateriale

Introduktionspakker for nye medarbejdere der systematiserer oplæringen. Reducerer afhængighed af mundtlig vidensoverlevering og sikrer at nye medarbejdere har den information de har brug for — uanset hvem der træner dem.

Rollebeskrivelser og ansvarsdokumentation

Klare dokumenter der fastlægger hvem der har ansvar for hvad — på tværs af processer, maskiner og skift. Nødvendigt for ISO 9001. Nyttigt for alle virksomheder der er vokset ud af den fase, hvor alle ved hvad alle laver.

Kvalitetsmanualer

Styrende dokumenter der beskriver virksomhedens kvalitetsstyringssystem — typisk toppen af dokumentationshierarkiet i ISO 9001. Sætter rammen for alle underliggende procedurer og instruktioner.

Sådan arbejder vi

1. 01
   Kortlægning

   Vi starter med at kortlægge hvilke processer der er kritiske, og hvilke der mangler dokumentation eller har forældet dokumentation. En simpel prioriteringsliste der giver overblik over indsatsen.

2. 02
   Observation og interview

   Vi møder de mennesker der faktisk udfører opgaven. Vi observerer, stiller spørgsmål, identificerer de trin der aldrig er skrevet ned fordi de virker indlysende for den erfarne. Det er tit der, fejlene opstår.

3. 03
   Udkast

   Vi skriver proceduren i klart, handlingsorienteret sprog. Hvert trin beskriver en konkret handling. Ingen trin der forudsætter viden der ikke er beskrevet tidligere i dokumentet.

4. 04
   Brugertest

   Udkastet gives til en person der skal bruge det — ikke den der har skrevet det. Kan de følge det trin for trin uden at spørge om hjælp? Det er testen. Oftest afsløres ét eller to trin der mangler eller er uklare.

5. 05
   Oversættelse og revisionsstruktur

   Godkendt procedure oversættes til alle relevante sprog. Vi etablerer et revisionssystem med klart ejerskab og revisionsfrekvens — så proceduren ikke forældes stille og roligt.

Hvad får du?

• Handlingsorienterede SOPs og arbejdsinstruktioner der faktisk bruges
• Dokumenter testet af den person der skal bruge dem — ikke kun den der har skrevet dem
• Oversat til op til 4 sprog (DA, EN, UK, RU)
• Revisionsstruktur med klart ejerskab og fastlagt frekvens
• ISO 9001- og HACCP-klar dokumentationsstruktur
• Word-kildefiler du ejer og kan opdatere selv